Hvordan arbejder man effektivt når man arbejder projektorienteret?

Jeg har nu i efterhånden en del måneder arbejdet meget projektorienteret med bla. Billigmagento.dk som laver webshops. Når man laver webshops er stortset alle opgaver meget projektorienteret og det er derfor ekstremt vigtigt at have en god kordinering af sine opgaver så der ikke går arbejdskraft til spilde ved dårlig kommunikation og fordeling.

Jeg arbejdede ineffektivt

Inden jeg begyndte på Billigmagento.dk havde jeg aldrig før rigtig arbejdet projektorienteret. I hvert fald ikke professionelt… Og det kunne mærkes. Vi har nemlig siden begyndelsen oplevet mange gange at vi simpelthen har arbejdet rigtig ”rodet” og det måtte der jo gøres noget ved.  Derfor gjorde vi noget ved og det er blevet langt mere strukturet hvilket også har kunnet mærkes betydeligt.  Derfor ville jeg da lige give et par råd videre til dem som også arbejder meget projektorienteret  :)

Man skal kun vide det som er vigtigt

En af de første ting som er vigtige når arbejder projektorienteret er at alle ikke arbejder med det samme. Det siger selvfølgelig sig selv MEN det er ikke altid man får det strukturet det ordenligt. Fx stod vi mere eller mindre alle for kundehåndering, design osv. Selvfølgelig havde vi en ide om hvem der skulle stå for mest af fx kundekontakt men omvendt brugte vi meget tid på at vende alle problemstillinger med hinanden… På den måde var der meget spild af arbejdskraft og det måtte vi jo gøre noget ved. Derfor valgte vi at fokusere på at der var en som stod for kundehåndtering, salg og markedsføring og de 2 andre stod for design hvoraf den ene havde anvaret for uddelegering af designopgaverne. Allerede det hjalp en del da jeg som ansvarlig for kundehåndetering, salg og markedsføring kun gav besked om relevante opgaver hvis de blev bekræftet mm. Et godt eksempel er at vi før alle havde vores standard billigmagento kontaktmail tilgængelig for alle.. Dette ændrede vi så jeg kun havde ansvaret for det. På den måde skulle de andre slet ikke koncentrere sig om mulige nye kunder  medmindre de var mere eller mindre ”i land” og de efterfølgende skulle påtage sig opgaven og kommunikationen med kunden og det hjalp en del

Alt har en ulempe men det kan begrænses

De fleste fordele har jo en ulempe og det havde denne løsning også. Problemet her kunne være at videregive informationer korrekt til de andre. Det kunne være at jeg ikke havde fået noteret alt ned eller havde formuleret opgaver dårligt til de andre og på den måde skal opgaven gengives af kunde og det tager tid for både kunder og os… Og det er jo ikke skidesmart…

Hvordan løser man så det problem? Det som jeg gjorde meget ud af var simpelthen bare at få noteret alt ned… Ikke kun hovedpunkter men så meget so muligt… Og endelig spørge ind til detaljer.

Der findes selvfølgelig mange andre måder at arbejde effektivt på og det her var kun et par enkelte råd men jeg håber da de kan bruges